当房东不在本地时，可以采取以下方式签订合同：

发传真或邮寄合同：

房东可以通过传真或邮寄的方式将合同文本发送给承租人，由承租人在阅读后签字并回传给房东，从而完成合同的签订过程。

委托他人代为签订：

房东可以委托信任的亲友或专业代理人前往承租人所在地，与承租人当面签订租赁合同。在这种情况下，房东需要提供一份书面的授权委托书，明确代理人的权限范围。

在线签订合同：

随着互联网技术的发展，越来越多的合同可以通过网络平台签订。房东和承租人可以通过电子邮件、即时通讯工具或在线合同平台进行沟通，并最终达成合同协议。这种方式不仅方便快捷，而且具有法律效力。

无论采取哪种方式，合同的有效性都取决于双方当事人的真实意思表示以及合同内容是否符合法律规定。根据《中华人民共和国民法典》第四百六十九条的规定，合同可以是书面形式、口头形式或其他形式，只要能够有形地表现所载内容并可以随时调取查用，均视为有效合同。

建议在实际操作中，选择一种既符合法律规定又能确保双方权益的方式进行合同签订，比如通过邮寄或在线签订，并在合同签订后及时进行确认和备份，以确保合同的有效性和可执行性。